پرسش‌هاي متداول در خصوص سامانه ثبت الکترونیک اسناد (ثبت آنی)
نشانی" سامانه ثبت الکترونیک اسناد (ثبت آنی)“چیست؟
نشانی سامانه ثبت الکترونیک اسناد www.ssar.ir می‌باشد که در حال حاضر دفاتر به منظور دریافت اوراق استفاده می‌نمایند
آیا براي استفاده از سامانه نیازي به اتصال به شبکه اختصاصی مجازي ( ( VPN سازمان ثبت اسناد و املاك کشور وجود دارد؟
براي استفاده از سامانه ثبت الکترونیکی اسناد، همانند سامانه مدیریت جامع املاك و سامانه اوراق، لازم است به شبکه اختصاصی مجازي ( (VPN سازمان ثبت اسناد و املاك کشور متصل شوید. همچنین همانند دو سامانه فوقالذکر، براي استفاده از سامانه ثبت الکترونیک اسناد، لازم است نرمافزار سیلور لایت بر روي تمامی رایانه‌هاي مورد نظر به صورت جداگانه نصب شده باشد.
آیا سامانه صرفا براي استفاده یک کاربر طراحی شده است یا اینکه امکان استفاده کاربران متعدد به صورت همزمان از این سامانه وجود دارد؟
امکان استفاده همزمان کاربران متعدد از سامانه وجود دارد. سردفتر قادر است به هر تعداد که لازم است، کاربر با دسترسی‌هاي متفاوت براي استفاده از سامانه تعریف نماید. براي تعریف کاربر از فرم مدیریت کاربران دفترخانه که در بخش اطلاعات پایه دفترخانه قرار دارد استفاده نمایید.
در صورت قطع شبکه اختصاصی مجازي ( ( VPN و یا اینترنت، امکان استفاده از سامانه وجود خواهد داشت. یا به بیان دیگر در صورت قطع شدن شبکه ارتباطی امکان ارایه خدمات ثبتی و صدور اسناد در دفترخانه وجود خواهد اشت؟
با توجه به اینکه در سامانه ثبت آنی سرویس‌هاي برخط متعددي نظیر سرویس کنترل اطلاعات هویتی اشخاص حقیقی و حقوقی، سرویس کنترل بخشنامه‌ها و امثالهم ارایه می‌شود لذا قطع بودن شبکه ارتباطی، به معناي عدم امکان استفاده از این نوع سرویس‌ها بوده و استفاده از سامانه ثبت الکترونیک اسناد امکان پذیر نخواهد بود.
آیا همه اسناد و خدمات ثبتی می‌بایست در سامانه ثبت الکترونیک اسناد تنظیم و انجام پذیرد؟
بلی، امکان تنظیم تمامی انواع سند و خدمات ثبتی در سامانه ثبت الکترونیک اسناد پیش‌بینی شده است.
با راه اندازي سامانه ثبت الکترونیک اسناد، تکلیف سامانه دریافت اوراق و اوراق فعلی چگونه خواهد بود؟
دفاتر اسناد رسمی از تاریخ ٢٦/٦/١٣٩٢ مجاز به تنظیم سند رسمی بر روي اوراق پیشین دریافت شده از سامانه نیستند. چنانچه قبلا اوراقی از سامانه جهت تنظیم اسناد دریافت و اقدامات مقدماتی تنظیم سند، انجام شده باشد لیکن سند تنظیمی به امضاي اصحاب سند نرسیده باشد، باید اوراق مذکور را از طریق سامانه باطل نموده و در صورتی که این اقدامات، در دفتر جاري دفترخانه، درج گردیده است، نسبت به ابطال آن اقدام وسند مورد تقاضاي متعاقدین را مطابق مقررات جدید، در سامانه ثبت الکترونیک اسناد، تنظیم و تحویل نمایند. لازم به ذکر است دفاتر اسناد رسمی اوراق لازم جهت صدور خلاصه معامله املاك در جریان ثبت و اوراق لازم جهت تهیه رونوشت اسنادي که پیش از بهره برداري از سامانه ثبت الکترونیک اسناد،تنظیم و صادر گردیده اند راکماکان از طریق سامانه ثبت الکترونیک اسناد دریافت خواهد نمود.
در چه زمانی باید در سامانه ثبت آنی باید از گواهی امضا الکترونیک باید استفاده نمود؟
گواهی امضاي الکترونیک در موارد زیر در سامانه ثبت الکترونیک اسناد کاربرد دارد:
o ورود به سامانه (این مورد به صورت اختیاري بوده و امکان ورود بدون استفاده از توکن نیز وجود دارد)
o اخذ شناسه یکتا
o تایید نهایی سند
o ابطال پرونده
o بی اثر کردن سند
در سامانه ثبت الکترونیک اسناد امکان استفاده از سرویس پایگاه اطلاعات هویتی ثبت احوال، جهت کنترل اطلاعات هویتی اشخاص حقیقی وجود دارد؟
هنگام ورود و تایید اطلاعات اشخاص حقیقی، سیستم به‌طور خودکار اطلاعات سجلی وارد شده براي شخص را با اطلاعات موجود در پایگاه اطلاعات هویتی ثبت احوال مطابقت می‌دهد. درصورتیکه اطلاعات وارد شده در فرم با اطلاعات موجود در پایگاه اطلاعات هویتی ثبت احوال مطابقت هم نداشته باشد، سامانه هشدار لازم را به سردفتر ارایه خواهد کرد. درصورتیکه به هر علتی برقراري ارتباط با پایگاه اطلاعات هویتی ثبت احوال میسر نشود، سیستم به کاربر اجازه ثبت اطلاعات شخص بدون تطابق با پایگاه اطلاعات هویتی ثبت احوال را خواهد داد.
در سامانه ثبت الکترونیک اسناد امکان استفاده از سرویس پایگاه اطلاعات اشخاص حقوقی، جهت کنترل اطلاعات اشخاص حقوقی وجود دارد؟
پس از ورود اطلاعات اصحاب سند و همچنین در لحظه تایید نهایی سند به صورت اتوماتیک، اطلاعات وارد شده با پایگاه اطلاعات اشخاص حقوقی کنترل می‌شود
آیا با ورود اطلاعات شماره ملی براي اشخاص حقیقی یا شناسه ملی اشخاص حقوقی، مشخصات آنها به‌صورت خودکار بازیابی خواهد شد؟
درصورتیکه قبلا براي این شخص (حقیقی یا حقوقی) در این دفترخانه سندي با استفاده از سامانه ثبت الکترونیک اسناد، تنظیم و تایید شده باشد، اطلاعات وي به‌صورت خودکار بازیابی خواهد شد.
آیا امکان کنترل خودکار بانک اطلاعات اشخاص ممنوع المعامله، محجوریت و ورشکستگی و بانک مربوط به اسناد و اوراق بی اعتبار در سامانه وجود دارد؟
بلی ، پس از ورود اطلاعات اصحاب سند و یا مورد معامله و امثالهم، به صورت اتوماتیک کنترل بخشنامه‌هاي اشخاص ممنوع المعامله، محجوریت و ورشکستگی و بخشنامه‌هاي مربوط به اسناد و اوراق بی اعتبار در سامانه صورت گرفته و هشدار لازم توسط سامانه ارایه می‌شود.
شناسه یکتا ي سند و رمز تصدیق چیست؟
پس از ثبت نهایی اطلاعات سند در سامانه ، یک شناسه ١٨ رقمی به سند تخصیص می‌یابد. این شناسه در کل کشور یکتا بوده و هیچگاه تکراري نخواهد بود. این شناسه معنی دار است و از ترکیب سال، نوع سند، کد ٥ رقمی دفترخانه و شماره ترتیبی سند حاصل می‌شود. علاوه بر شناسه یکتا هر یک از اسناد صادر شده از طریق سامانه داراي یک رمز تصدیق است به صورت تصادفی به اسناد اختصاص می‌یابد. این رمز براي تصدیق اصالت اوراق مورد استفاده قرار می‌گیرد.
آیا در لحظه اخذ شناسه یکتا و تایید نهایی اطلاعات سند در سامانه، مجددا اطلاعات بخشنامه-ها و اطلاعات هویتی کنترل می‌شود؟
بلی. در لحظه اخذ شناسه یکتا وتایید نهایی سند توسط سرفتر، به علت احتمال تغییر در بانک اطلاعات بخشنامه‌ها و همچنین بانک اطلاعات هویتی اشخاص، در فاصله‌ي ثبت سند تا نهایی شدن آن، مجددا اطلاعات سند براساس بانک هاي اطلاعاتی فوقالذکر کنترل می‌شود.
آیا امکان ذخیره اطلاعات سند در تمامی مراحل وجو دارد؟
بلی، این امکان فارغ از اینکه در چه مرحله‌اي از ثبت سند قرار دارید، وجود دارد. به راحتی با زدن دکمه ثبت،در هر مرحله امکان ذخیره و ثبت اطلاعات فراهم است.
چگونه اطلاعات یک پرونده باز (سند در حال تنظیم) را بازیابی نمایم؟
با استفاده از فرم کارتابل پروندههاي باز به راحتی می‌توانید یک پرونده (سند تایید نهایی نشده) را بازیابی نمایید.
آیا امکان ایجاد و تعریف نمونه سند (کلیشه اسناد) در سامانه وجود دارد؟
بلی، امکان ایجاد نمونه سند براي هر یک از انواع اسناد به صورت نامحدود وجود دارد.
استفاده از نمونه سند قرار گرفته در سامانه اجباري است ؟
خیر، در حال حاضر نمونه سند مورد نظر (کلیشه هاي موجود اسناد) پیشنهادي بوده و امکان ویرایش این نمونه‌ها در سامانه وجود دارد. همچنین دفاتر می‌توانند به هر تعداد که مورد نیاز است نمونه سند جدید را در بخش اطلاعات پایه دفترخانه و در فرم” تعریف نمونه اسناد ” اضافه نمایند
آیا محاسبه هزینه‌هاي قانونی سند، به صورت اتوماتیک، توسط سامانه ثبت الکترونیک اسناد انجام می‌شود؟
بلی، تمام هزینه‌هاي قانونی سند اعم از حق التحریر، حق الثبت، مالیات نقل و انتقال خودرو، و... غیره توسط سامانه محاسبه و ارایه می‌گردد و امکان ویرایش آن جهت موارد استثنا وجود دارد.
با توجه به موارد استتثناء که بعضا در محاسبه هزینه وجود دارد آیا امکان ویرایش محاسبه هزینه‌ها وجود دارد؟
تمام هزینه‌هاي قانونی سند اعم از حق التحریر، حق الثبت، مالیات نقل و انتقال خودرو،... غیره توسط سامانه محاسبه و ارایه می‌گردد و امکان ویرایش آن توسط دفترخانه وجود دارد.
پرداخت هزینه‌ها در سامانه چگونه است و آیا POS به سامانه ثبت آنی متصل است ؟
در حال حاضر جهت پرداخت هزینه‌هاي قانونی، مطابق رویه فعلی می‌بایست با استفاده از سیستم POS پرداخت هزینه صورت گرفته و شماره مرجع کارتخوان و تاریخ پرداخت در بخش پرداخت هزینه (قبل ازدریافت شناسه یکتا و پرینت سند نهایی ) وارد شود.
آیا امکان انتقال اطلاعات از سامانه به POS وجود دارد؟
با انجام امور فنی مرتبط از سوي بانک ملی و شرکت پیمانکار، در ماههاي آتی ارتباط کامل دستگاه POS با این سامانه برقرار خواهد شد.
آیا امکان اصلاح اطلاعات سند در سامانه، پس از دریافت شناسه یکتاي سند وجود دارد؟
با توجه به فرآیند صدور سند در سامانه، دفاتر اسناد رسمی پس از ثبت اطلاعات در سامانه، نسـبت بـه اخـذ چـاپ سـند از سامانه، اقدام نموده، و تا این مرحله در صورت نیاز امکان اصلاح اطلاعات سند در سـامانه وجـود دارد. پـس از بررسـی و قطعیت مفاد سند، و درج مفاد آن در دفتر جاري دفترخانه، در مرحله نهایی سر دفتر نسبت به دریافت شناسه یکتا اقدام می نماید. پس از اخذ شناسه یکتاي سند، امکان ویـرایش منـدرجات سـند در سـامانه وجـود نخواهـد داشـت و درج هرگونـه اصلاحات و توضیحات فراتر از مطالب مندرج در سامانه در نسخ نهایی سند و دفتر، مقدور نمـی‌باشـد. در ادامـه سـر دفتـر چاپ سند نهایی را از سامانه دریافت نموده و به امضاي اصحاب سند مـی رسـاند و پـس از امضـا و و مهـر سـردفتر، نسـخ اشخاص ذینفع را تحویل می نماید و نسخه‌اي از سند تنظیمی را به انضمام نسخ مقدماتی، در بایگانی نگهداري می‌نماید.
با توجه به اینکه ممکن است برخی از انواع اسنادي که توسط دفترخانه صادر می‌شود در دسته‌بندي انواع اسناد سامانه وجود نداشته باشد چه راهکاري براي صدور اینگونه اسناد وجود دارد؟
در حال حاضراینگونه اسناد را می‌توان در سایر انواع اسناد با ذکر نام سند ثبت نمود. به مرور این نوع اسناد در سامانه افزوده خواهد شد.
تصدیق اصالت اسناد در سامانه ثبت آنی چگونه انجام می‌شود؟
همانند تصدیق اصالت اوراق، براي تصدیق اصالت اسناد، دفاتر اسناد رسمی می‌توانند در سامانه ثبت الکترونیک اسناد، با وارد کردن شناسه یکتاي سندو رمز تصدیق، اطلاعات اصلی سند را رویت نمایند. همچنین اصحاب سند می‌توانند با مراجعه به پورتال سازمان، از سرویس تصدیق اصالت اسناد استفاده نمایند.
آیا امکان چاپ پیش نویس سند قبل از تایید نهایی جهت مطالعه اصحاب سند وجود داد؟
بلی، این مکان فارغ از اینکه در چه مرحله‌اي از ثبت سند قرار دارید، وجود دارد و در تمامی مراحل دفترخانه قادر است پیش‌نویس سند را مشاهده و یا چاپ نماید.
براي تنظیم اسناد رهنی می‌بایست مطابق فرمت ارایه شده از سوي بانک‌ها، اسناد تنظیم شود. با توجه به تغییر شکل چاپی سند، پذیرش این اسناد از سوي بانک‌ها چگونه خواهد بود.
متولی استاندارسازي شکل و محتواي سند، سازمان ثبت اسناد و املاك کشور بوده و سایر نهادها می‌بایست با این تغییرات خود را تطبیق دهند. از سوي دیگر در بخش شرایط و الزامات حقوقی سند، سردفتر می‌تواند مطابق فرمت ارایه شده از سوي بانک‌ها، این بخش را تنظیم نماید.
با توجه به تغییر شکل چاپی سند که به صورت جدولی اطلاعات سند را ارایه نموده است، نحوه ثبت اطلاعات در دفاتر چگونه خواهد بود؟
براي ثبت اطلاعات سند در دفتر می‌بایست تمامی اطلاعات مندرج در شکل چاپی سند به همان ترتیب درج شده در هر ردیف سند در دفتر ثبت گردد.
با توجه به حذف اوراق و اینکه هر یک از صفحات سند شماره متفاوتی ندارند چگونه این صفحات و نسخه‌هاي مختلف از هم متمایز می‌شوند؟
با توجه به اینکه در سامانه ثبت آنی، مرجع تصدیق اصالت اسناد، بانک اطلاعاتی سازمان ثبت اسناد و املاك کشور خواهد بود لذا نیازي به متمایز شدن نسخ وجود نخواهد داشت از این رو یک سند با شناسه یکتا صفحات مختلف یک سند با شماره صفحه از هم متمایز خواهند شد و نیازي به متمایز ساختن نسخ مختلف نیز وجود نخواهد داشت.
امکان انتقال نمونه اسناد (کلیشه‌ها) از سیستم‌هاي موجود دفاتر به این سامانه چگونه است؟
به راحتی می‌توان با کپی متن کلیشه در سایر نرمافزارها و انتقال آن از طریق دکمه Ctrl+V در فرم” تعریف نمونه اسناد ” این کار را انجام داد.
آیا در مورد اسناد تبعی نظیر عزل و استعفاي وکیل، فسخ سند، فک رهن و امثالهم در صورت جستجوي سند اصلی آخرین وضعیت مطابق سند تبعی نمایش داده می‌شود؟
بلی، در جستجوي اسناد آخرین وضیت این نوع اسناد با توجه به اسناد مرتبط نمایش داده می‌شود
چنانچه در فاصله بین ثبت اطلاعات سن، اخذ شناسه یکتا و تایید نهایی سند، یکی از اصحاب سند ممنوعالمعامله شود، سامانه چگونه رفتاري خواهد داشت؟
سامانه در هنگام اخذ شناسه یکتا و تایید نهایی سند، مجددا با استفاده از پایگاه اطلاعات هویتی اشخاص و همچنین بانک اطلاعات بخشنامه‌ها، اطلاعات را کنترل نموده و هشدارهاي لازم را ارایه می‌دهد.
آیا این سامانه گزارشهاي مورد نیاز را نظیر گزارش به دارایی ارایه می‌نماید؟
پس از استفاده قطعی از سامانه توسط دفاتر، این نوع گزارشها در سامانه قرار خواهد گرفت.
آیا اطلاعات مربوط مالیات نقل و انتقال خودرو در سامانه وجود دارد؟
بلی. با ورود اطلاعات خودرو، مالیات نقل و انتقال به صورت اتوماتیک محاسبه می‌گردد.
