نظر کانون سردفتران و دفتریاران تهران و کانون  البرز در خصوص

(مغایرت بین اقلام و اطلاعات مندرج در فیلد و جداول مندرج در سند تنظیمی و شرایط و متون حقوقی)

در خلاصه جلسات کانون سردفتران و دفتریاران تهران در مورخه ۱۴۰۱/۶/۱۳ ذر بند هشتم نظر مشورتی این کانون در خصوص  مغایرت بین اقلام و اطلاعات مندرج در فیلد و جداول مندرج در سند تنظیمی و شرایط و متون حقوقی به این شرح می باشد که:

• درخصوص مغایرت کادر یا فیلدبا متون حقوقی ( درموارد حق عزل و یا حق توکیل در اسناد) ؟ از نظر سازمان، ملاک ، فیلد می باشد . 

*************************

کانون سردفتران و دفتریاران استان البرز نیز در نامه شماره ۵۲۲۳ اک اص /۰۳ مورخ 1403/10/19 در پاسخ به سوال سردفتر ۱۹۴ کرج چنین اظهار نظر نموده است:

با سلام و احترام ؛ به نام خدا

بازگشت به شماره ۵۲۶۷۰ مورخه ۱۴۰۳/۱۰/۱۷ بدین وسیله نظریه مشورتی دفتر حقوقی و حمایت قضایی کانون سردفتران و دفتریاران استان البرز در خصوص این پرسش که با فرض وجود مغایرت در اطلاعات مندرج در فیلد و متون حقوقی آیا اقلام اطلاعاتی مندرج در جداول و فیلدهای سند تنظیمی دارای اعتبار است یا اقلام اطلاعاتی مندرج در شرایط و متون حقوقی سند ؟

به شرح زیر اعلام میگردد

با ملحوظ نظر قرار دادن بخشنامه شماره ۹۲/۱۸۹۶۴ مورخه ۱۳۹۲/۱۱/۰۷ سازمان محترم ثبت اسناد و املاک کشور موضوع کد ۹۷۸ مجموعه بخشنامه های ثبتی و نظریه شماره ۵۸۹۴۴/۹۳ مورخه ۱۳۹۳/۰۴/۱۵ اداره کل امور اسناد و سردفتران ،سازمان درج اطلاعات لازم در جداول و فیلدهای پیش بینی شده در سند تنظیمی بر اساس مدارک مستندات اظهارات و اراده صاحبان اسناد صورت میگیرد؛ این در حالی است که تنظیم و نگارش متون حقوقی سند توسط سردفتر انجام میشود لهذا مطابق بخشنامه صدرالذکر صرفاً ارقام و اطلاعات مندرج در جداول و فیلدهای پیش بینی شده در سند تنظیمی قابلیت کنترل رهگیری و گزارش گیری داشته و در هنگام بروز مغایرت در اقلام اطلاعاتی سند مندرجات فیلد بر متون حقوقی دارای اولویت ارجعیت و اعتبار میباشد.

رئیس دفتر حقوقی و حمایت قضایی ؛امیر حسینی جلیلیان

************************

نظر نگارنده : از جهت حقوقی و ماهوی اگر بخواهیم موضوع را بررسی نماییم، ملاک و معیار قصد مشترک طرفین سند می باشد و سردفتر  باید موضوع توافق و قصد و رضای طرفین سند را احراز و در سند منعکس نماید

• اگرچه اصولا چنین مغایرت هایی نباید وجود داشته باشد ولی ممکن است در مواردی بسیار نادر و سهوا مصادیقی از این سنخ پیش بیاید

• به نظر می رسد در زمان پر کردن جداول  و فیلد های متناسب با موضوع ،  دقت بیشتری صورت می گیرد و به صورت خاص و موردی و با اخذ اطلاعات از طرفین این فیلدها تکمیل می گردد ولی ممکن است در شرایط و متون حقوقی از  متون کلیشه و ثابت استفاده شود، که اگرچه بازهم باید این دقت نظر صورت گیرد که در این موارد نیز مغایرتی نباشد ولی درصورت اختلاف ، بنا به نظر صریح سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در بخشنامه شماره ۹۲/۱۸۹۶۴ مورخ ۹۲/۱۱/۷ و کد 978 مجموعه بخش نامه های ثبتی باید معیار را اطلاعات مندرج در فیلدها و جداول مخصوص مرتبط با موضوع قرارداد.
• البته این یک اماره غالب است که در بخش نامه های ثبتی منعکس شده و به نظر می رسد قابلیت اثبات خلاف آن در مراجع ذی صلاح قضایی وجود دارد.

• در بخشنامه شماره ۹۲/۱۸۹۶۴ مورخ ۹۲/۱۱/۷ و کد 978 مجموعه بخش نامه های ثبتی می خوانیم که:

1- برخی از دفاتر اسناد رسمی هنگام تنظیم اسناد علاوه بر درج اطلاعات متعاملین و موضوع سند در جداول مربوط ، در قسمت شرایط و متون حقوقی سند نیز بعضی از اقلام مذکور را تکرار مینمایند.

2-با توجه به اینکه اطلاعات وارد شده در این قسمت قابلیت کنترل جستجو و گزارش گیری ندارد

3- در صورت بروز اختلاف بین اطلاعات مندرج در جداول مربوط و متن سند، اشکالات حقوقی جدی بروز خواهد کرد

لذا ضرورت دارد به طریق مقتضی به کلیه دفاتر اسناد رسمی اطلاع رسانی شود که:

اولا اطلاعات ذیل فقط در جداول و فیلدهای مربوط وارد شود و از تکرار در قسمت شرایط و متون حقوقی جداً پرهیز گردد.

• 1- مشخصات هر یک از متعاملین وکلاء یا نمایندگان قانونی آنها 

• 2- اطلاعات مربوط به مورد معامله  

• 3- اطلاعات مربوط به اموال موضوع وکالت 

• 4-سایر مشخصات و مانند آن ها که دارای جداول و فیلد های مشخص هستند

ثانیا در مورد اسناد رهنی بانکها و مؤسسات مالی و اعتباری

• 1- در اسناد رهنی نیز به همین نحو عمل گردد و اطلاعات فقط در جداول و فیلدهای مربوط وارد شود 
• 2-  چنانچه درج شرایطی در اینگونه اسناد مورد توافق متعاملین باشد تحریر آن در قسمت شرایط و متون حقوقی بدون ذکر اقلام اطلاعاتی مورد معامله باشد
• 3- در صورت نیاز با استفاده از ضمایر و عبارات مناسب به قسمت اطلاعات مندرج در جداول مربوط ارجاع داده شود.

سردفتر 11 نیشابور ؛ مریم فراهی