تنظیم قولنامه ها در دفاتر اسناد رسمی مستلزم اخذ استعلام می باشد یا خیر؟

از انجا که دفاتر اسناد رسمی همیشه درگیر تشریفات اداری در تنظیم اسناد می باشند، زمانی که صحبت از تنظیم قولنامه در دفاتر اسناد رسمی می شود ، این سوال مهم برای سران دفاتر اسناد رسمی وجود دارد که آیا تنظیم قولنامه ها در دفاتر اسناد رسمی مستلزم اخذ استعلام می باشد؟ اگر پاسخ مثبت است چه استعلاماتی و از چه اداراتی باید این استعلامات اخذ گردد؟

قبل از اینکه به پاسخ این سوال برسیم باید بدانیم که قولنامه با مبایعه نامه و انتقال قطعی موضوع قرارداد تفاوت دارد ،  قولنامه یک پیش قرارداد است که طرفین در ان توافقات اولیه خود را به ثبت می رسانند و در صورت اجرای تعهدات مندرج در قولنامه ، منجر به تنظیم سند مبایعه نامه و سند قطعی خواهد شد

یکی از سوالات مهم سران دفاتر اسناد رسمی این است که آیا در تنظیم قولنامه ها نیز باید استعلامی اخذ گردد؟ 

با توجه به اینکه قولنامه ها تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی در این تاریخ فعلا نسبت به اسناد دارای سابقه ثبتی صورت می گیرد ، بدیهی است که اخذ مستندات مالکیت و اخذ استعلام ثبتی جهت احراز مالکیت لازم وضروری است.

خصوصا انعکاس مراتب اخذ استعلام جهت تنظیم قولنامه نیز به نظر می رسد باید در سامانه ثبت آنی منعکس شود تا سند معارض و مغایری تنظیم نگردد. اما وجود بازداشت و حتی ترهین ملک مانع از تنظیم پیش قرارداد با تفهیم موضوع به متعاملین و درصورت لزوم پیش بینی تعهدات و شروط مرتبط با رفع بازداشت و تعیین تکلیف ترهین نیز ممکن است.

 البته پیشنهاد می گردد در سامانه ثبت آنی اخذ این استعلام جهت تنظیم قولنامه منعکس گردد .مبرهن است که این امر به معنی انتقال نیست جهت جلوگیری از توالی فاسد احتمالی است که ممکن است وجود داشته باشد. برای مثال در صورت مراجعه مالک در دفترخانه دیگر به قصد تنظیم قولنامه ای دیگر، ابتدا از او تعیین تکلیف موضوع قولنامه قبلی خواسته شود وصد البته نحوه نگارش قولنامه و تنظیم شروط قراردادی در قولنامه های تنظیمی بسیار مهم است که در نوشتاری دیگر به این موضوع خواهیم پرداخت .

در خصوص  اخذ سایر استعلامات نیز قانون تکلیفی در اخذ استعلامات به عهده دفاتر اسناد رسمی نگذاشته است. جمع اصول حقوقی همچون اصل آزادی اراده و اصل عدم تکلیف مگر در صورت تصریح قانونی و جاری شدن اصل جواز و اباحه به عنوان اصول عام حاکم، ایجاب می‌کند که اصل را بر عدم وجود تکلیف در اخذ سایر استعلامات در تنظیم قولنامه بدانیم مگر خلاف آن متعاقبا تصریح یا اثبات شود.

بدیهی است در صورت  درخواست طرفین شرایط اعمال اصول فوق الذکر خاتمه می یابد و این استعلامات حتی برای تنظیم قولنامه نیز باید اخذ گردد که نحوه اخذ این استعلامات نیز در نوشتاری دیگر مورد بحث قرار خواهد گرفت. علی ای حال در صورت عدم درخواست طرفین تکلیفی در اخذ استعلامات متوجه دفاتر اسناد رسمی نمی باشد.

پیشنهاد می شود با ساده کردن موضوع و عدم اصرار در اخذ استعلامات ، تنظیم پیش قرارداد را دشوار و پیچیده ننمایم تا تنظیم ان در دفاتر اسناد رسمی و با انعکاس حقوقی  اراده طرفین در قولنامه به سادگی محقق و ممکن شود. به یاد داشته باشیم با توجه به اینکه سران دفاتر اسناد رسمی دارای تخصص حقوقی و ثبتی هستند و تجربه ای فراوان در موضوعات حقوقی دارند،  تنظیم قولنامه در دفاتر اسناد رسمی ولو بدون اخذ استعلامات و با توجه به تکلیف قانونی تفهیم موضوع به طرفین قرارداد و احراز هویت و اخذ اثر انگشت و اخذ معرف و معتمد در موراد ضروری و بررسی اشخاص ممنوع المعامله و محجورین و موضوعاتی از این قبیل پشتوانه و اهمیتی به اسناد تنظیم و قولنامه ها خواهد داد که خود به اندازه کافی مانع از انجام معاملات معارض و جعلی و خلاف واقع و خلاف اراده طرفین خواهد شد.

قطعا همین اندازه امنیت حقوقی بخشیدن به قولنامه ها نیز تاثیر عمیق در وضعیت روابط قراردادی اشخاص ایجاد خواهد نمود و مانع از تحقق بسیاری از جرایم و اختلافات حقوقی و کیفری خواهد شد  و ثبات  و امنیتی در دنیای قرادادهای املاک به ارمغان خواهد آورد که آثار ان نشاط و ارامش تمامی اشخاص و مراجع قضایی و شبه قضایی را به همراه خواهد داشت.

در فایل بعدی راجع به ضمانت اجرا و آثار تنظیم قولنامه در دفاتر اسناد رسمی و تفاوت های ان با قولنامه های تنظیمی در بنگاه های املاک و مشاوران املاک سخن خواهیم گفت.

 تحریر شده توسط مریم فراهی ، سردفتر یازده نیشابور

از طریق لینک تلگرامی ذیل می توانید از اخرین مطالب مربوط به قانون الزام به ثبت رسمی اموال غیر منقول مطلع شوید.
https://t.me/nikmobin

تهیه شده به کوشش مریم فراهی ؛ سردفتر یازده نیشابور