بند ۱۶ - حضور منظم سردفتران و دفتریاران در محل کار خویش
بند ۱۶ – چون طبق ماده ۳۰ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴* سردفتران و دفتریاران موظفند نسبت به تنظیم و ثبت اسناد مراجعین برابر مقررات اقدام نمایند بنابراین حضور منظم سردفتر و دفتریار جز در ایام مرخصی و سایر معاذیر قانونی دردفترخانه الزامی میباشد
قوانین مرتبط با بخشنامه فوق الذکر
ماده ۳۰ قانون – سردفتران و دفتریاران موظفند نسبت به تنظیم و ثبت اسناد مراجعین اقدام نمایند مگر آنکه مفاد و مدلول سند مخالف با قوانین و مقررات موضوعه و نظم عمومی یا اخلاق حسنه باشد که در این صورت باید علت امتناع را کتباً به تقاضا کننده اعلام نمایند.»
مستخرج از جلد سوم مجموعه تنقیح شده قوانین و مقررات ثبت اسناد و املاک که توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و روزنامه رسمی در پاییز ۱۴۰۱ منتشر شده است بر اساس گزاشهای واصله برخی سردفتران و دفتریاران مرتکب غیبتهای غیر موجه و غير متعارف بعضاً طولانی مدت بیش از ۳ روز) میگردند که متأسفانه به علت عدم اعلام مراتب به اداره ثبت محل توسط سردفتر و یا دفتریار و در نتیجه عدم نظارت اداره ثبت محل و نهایتاً اداره کل ثبت استان موجبات اخلال در انجام امور جاری دفترخانه را فراهم مینمایند نظر به این که طبق مادهی ۶ آیین نامه های بند ۴ ماده ۶ و تبصره ی ۲ ماده ی ۶ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۱۳۵۴/۱۰/۱۷ ، در زمان غیبت غیر موجه سردفتر دفتر اسناد رسمی مربوطه فاقد صلاحیت در تنظیم و ثبت هر نوع سند میباشد و چنانچه اسناد رسمی به عنوان سمت شخص غایب تنظیم و امضاء گردد من غیر حق بوده و این امر موجب خدشه در اعتبار و رسمیت و یا ابطال سند و مآلاً تضييع حقوق اشخاص خواهد شد لذا مؤكداً متذکر میشود در صورت ملاحظه غیبت غیر موجه و غیر متعارف سردفتر یا دفتریار باید مراتب در اسرع وقت توسط اداره ثبت محل و ثبت استان به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اعلام تا عند الاقتضاء اتخاذ تصمیم مناسب گردد. بدیهی است که در صورت عدم اطلاع به موقع سردفتر و یا دفتریار حسب مورد و رئیس اداره ی ثبت محل و مديركل ثبت استان مسؤول خواهد بود. ضمناً مقتضی است سریعاً بررسی لازم در واحدهای تابعه در خصوص موضوع فوق الاشعار به عمل آورده نتیجه را مبنی بر این که سردفتر یا دفتریار شاغل در حال غیبت غیر موجه به سر می برد یا خیر مستقیماً به اداره کل امور اسناد و سردفتران منعکس نمایند.» بخشنامه شماره ۹۰/۲۰۵۶۵۳ مورخ ۱۳۹۰/۱۱/۱۶ معاونت امور اسناد)