کد ۱۱۲۶ - دفتر الکترونیک ازدواج

کد ۱۱۲۶ - دفتر الکترونیک ازدواج

کد ۱۱۲۶ ـ با توجه به ایجاد دفتر الکترونیک ازدواج در سامانه ثبت الکترونیکی وقایع ازدواج و طلاق تصویر شیوه نامه بهره برداری از دفتر الکترونیک ازدواج جهت ابلاغ و اجرا به پیوست ارسال میگردد.

مهدی اقبال - معاون امور اسناد

(بخشنامه شماره ۱۲۶۱۶۱ ۱۴۰۰/ مورخ ۱۴۰۰/۷/۱۸ معاونت محترم امور اسناد خطاب ادارات کل استانها)

شیوه نامه بهره برداری از دفتر الکترونیک ازدواج

در اجرای مقررات ماده (۷) قانون جامع حدنگار (کاداستر) کشور مصوب ۱۳۹۳/۱۱/۲۹ و مواد (۵) و (۱۱) آئین نامه اجرایی این قانون مصوب ۹۵/۱/۲۲ با توجه به ایجاد زیر ساخت و نرم افزارهای مورد نیاز و فراهم شدن زمینه راه اندازی و بهره برداری از دفتر ازدواج به صورت الکترونیک در کلیه دفاتر ازدواج سراسر کشور، شیوه نامه بهره برداری از دفتر الکترونیک ازدواج به شرح زیر ابلاغ می گردد.

ماده ۱- از تاریخ ۱۴۰۰/۰۵/۰۱ دفتر الکترونیک ثبت ازدواج در تمامی دفترخانه های رسمی ازدواج مورد بهره برداری قرار میگیرد.

از این تاریخ ثبت رسمی تمامی وقایع ازدواج و اقدامات تبعی یا اقدامات حقوقی احتمالی منتسب به آن صرفاً در دفتر الکترونیک خواهد بود و ثبت سند جدید در دفاتر دست نویس ممنوع است.

 ماده ۲ – سردفتر مکلف است قبل از بهره برداری از دفتر الکترونیک ذیل آخرین سند ثبت شده در دفتر دست نویس را مسدود نموده و اطلاعات سند مذکور را به همراه تعداد کل دفاتر دست نویس سردفتر در فرم بهره برداری از دفتر الکترونیک ازدواج که در سامانه تعبیه شده ثبت و با گواهی امضای الکترونیک خود، تأیید نماید.

تبصره ۱ – چنانچه پیش از آغاز بهره برداری از دفتر الکترونیک، شناسه یکتای سند از طریق سامانه دریافت شده و اخذ امضاء در دفتر دست نویس نیز صورت گرفته باشد. سردفتر مکلف است حداکثر تا یک ماه پس از بهره برداری از دفتر الکترونیک تأیید نهایی این اسناد را در سامانه انجام دهد.

تبصره ۲ - سردفتران رسمی ازدواج مکلف به حفظ و نگهداری دفاتر دست نویس در دفترخانه بوده و هرگونه حذف اضافه یا تغییر در دفاتر مذکور مستوجب مسئولیت قانونی خواهد بود. تبصره ۳ - رؤسای واحدهای ثبتی مکلفند براساس چک لیست تنظیم شده توسط معاونت امور اسناد نسبت به بررسی روند بهره برداری از دفتر الکترونیک و نیز نحوه حفظ و نگهداری دفاتر دست نویس و همچنین کنترل صحت اطلاعات مندرج در فرمبهره برداری از دفتر الکترونیک اقدام و مراتب را تأیید نمایند.

ماده ۳ – برای تنظیم اسناد در دفتر الکترونیک سردفتر مکلف است پس از تنظیم سند در سامانه و اخذ شناسه ، یکتا، نسخه پشتیبان سند را چاپ و نسبت به اخذ امضای زوجین و شهود ازدواج و حسب مورد معتمد اقدام نموده و این نسخه را پس از امضاء سردفتر به مهر دفترخانه ممهور نماید.

تبصره - نسخه پشتیبان مختص بایگانی در دفترخانه بوده و تحویل اصل یا تصویر آن به اصحاب سند ممنوع است.

ماده ۴ - سردفتر مکلف است در محل دفترخانه بوده و همزمان با اخذ امضای زوجین و شهود واقعه در نسخه پشتیبان اثر انگشت سبابه دست راست آنها را صرفاً از طریق سامانه جهت ضبط در دفتر الکترونیک اخذ و ثبت نماید چنانچه امکان اخذ اثر انگشت سبابه دست راست شخص فراهم نباشد لازم است سردفتر با ذکر ،علت اثر انگشت یکی دیگر از انگشتان دو دست شخص را به ترتیب درج شده در سامانه در دفتر الکترونیک ثبت نماید.

تبصره ۱ - چنانچه امکان اخذ هیچ یک از آثار انگشت دو دست شخص فراهم نباشد اثر انگشت پای شخص به ترتیب درج شده در سامانه اخذ و ثبت گردد

تبصره ۲ - در صورتی که اخذ هیچ یک از آثار انگشت دست و پای شخص امکان پذیر نباشد باید اطلاعات فرد معتمدی که توسط شخص مذکور معرفی میگردد در سامانه ثبت و اثر انگشت معتمد در دفتر الکترونیک اخذ و ثبت گردد.

ماده ۵ - اخذ امضاء و اثر انگشت اشخاص مرتبط با سند در خارج از محل دفترخانه ممنوع است در خصوص زندانیان و بیماران مطابق قوانین و مقررات مربوط اقدام خواهد شد.

 ماده ۶ – سردفتر مکلف است طبق مقررات و حسب ،مورد اطلاعات تمامی اشخاص غیر اصيل نظير ، وكيل ، ولى ، قیم نماینده معتمد معرف ،مترجم شاهد که باید ثبت سند را تأیید نمایند در قالب اقلام اطلاعات هویتی تعبیه شده در سامانه ثبت و ارتباط آنها را با اشخاص اصیل معین نموده و اثر انگشت آنها را در دفتر الکترونیک ثبت نماید.

تبصره - ثبت اطلاعات هویتی اشخاص مرتبط با سند در بخشهای توضیحات یا متون حقوقی سند، ممنوع است.

ماده ۷ ـ چنانچه پس از تنظیم سند در سامانه و اخذ شناسه یکتا مشخص شود نواقصی نظیر عدم درج اطلاعات اشخاص برای اخذ اثر انگشت و یا لزوم حذف و اضافه در مورد اشخاص مرتبط و یا مفاد سند وجود دارد سردفتر مکلف است شناسه این سند را در سامانه بی اثر نموده و پس از تنظیم مجدد سند و تکمیل اطلاعات نسبت به اخذ شناسه جدید در سامانه اقدام نماید.

ماده ۸ - پس از اخذ امضای اشخاص مرتبط با سند و ثبت اثر انگشت آنها در سامانه سردفتر باید با امضای الکترونیک و اثر انگشت دفتر الکترونیک را تأیید نماید و بلافاصله پس از تکمیل سند ازدواج نسبت به تحویل آن به ذینفع اقدام نماید.

تبصره – سردفتر مکلف است نسخه پشتیبان دریافت شده از سامانه را به صورت مجلد حاوی یک صد سند تنظیم و در محلی ایمن در دفترخانه نگهداری نماید.

ماده ۹ - نظارت بر اجرای صحیح این شیوه نامه بر عهده معاون امور اسناد معاون توسعه فناوری اطلاعات و خدمات الکترونیک ثبتی و مدیرکل دفتر بازرسی و مدیریت عملکرد و مدیران کل ثبت اسناد و املاک استانها میباشد.

ذبیح الله خدائیان

معاون رئیس قوه قضائیه و رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور

(بخشنامه شماره ۱۴۰۰/۷۶۴۷۱ مورخ ۱۴۰۰/۴/۲۷ ریاست محترم سازمان ثبت اسناد و املاک کشور)