کد ۱۰۶۸ - لزوم ارسال مستندات معاملات تنها از طریق سیستم مکانیزه جهت ثبت در سامانه جامع املاک

کد ۱۰۶۸ - لزوم ارسال مستندات معاملات تنها از طریق سیستم مکانیزه جهت ثبت در سامانه جامع املاک

کد ۱۰۶۸ - حسب گزارشات واصله مستنداتی اعم از خلاصه معامله سنوات ماضی یا اطلاع نامه فسخ که در دفاتر اسناد رسمی ثبت گردیده است به صورت دستی از دفترخانه به واحدهای ثبتی ارسال و متصدیان امر قبل از بررسی دقیق اصالت آنها اقدام به ثبت در سامانه بانک جامع املاک مینمایند نظر به اینکه ممکن است برخی از خلاصه معاملات فاقد اصالت باشند و داده آمایی آنها در بانک جامع املاک موجبات فساد اداری را فراهم نماید و از طرفی با توجه به فراهم شدن امکان مکاتبات مکانیزه بین واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی مقرر می دارد.

1- دفاتر اسناد رسمی مستندات معامله اعم از خلاصه ، معاملات اطلاع نامه فسخ و رونوشت اداری اسناد تنظیمی سنتی را صرفاً از طریق مکانیزه ارسال نمایند.

۲ - واحدهای ثبتی از پذیرش و ثبت هرگونه خلاصه معامله فسخ نامه و مکاتبه اداری از دفاتر اسنادرسمی به صورت دستی و خارج از سیستم مکانیزه خودداری نمایند.

۳- رؤسای واحدهای ثبتی مکلفند خلاصه ، معاملات اطلاع نامه های فسخ و رونوشت اداری اسناد مربوط به سنوات گذشته فاقد سابقه ثبت در سامانه ثبت آنی  را که از طریق سیستم مکاتبات مکانیزه دریافت مینمایند بدواً با بررسی سوابق و مستندات ارسالی احراز اصالت نموده و در صورت ابهام در اصالت خلاصه معامله و سایر مستندات با اعزام بازرس به دفترخانه مربوطه به موضوع رسیدگی، در صورت احراز صحت تنظیم سند، وفق مقررات اقدام نمایند در غیر این صورت مراتب به مراجع ذیصلاح اداری و عند اللزوم قضایی منعکس شود.

دفاتر اسناد رسمی و واحدهای ثبتی مکلف به رعایت مفاد بخشنامه بوده و نظارت بر حسن اجرای آن به عهده مدیران کل ثبت اسناد و املاک استانها میباشد.

ذبیح الله خداییان - رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور

(بخشنامه شمارهٔ ۹۹/۴۶۱۹۹ مورخ ۱۳۹۹/۳/۲۴ خطاب به مدیران کل محترم ثبت اسناد و املاک استانها)