کد۱۱۱۵ - شیوه نامه آرشیو الکترونیکی دفاتر ثبت اسناد دفترخانه های اسناد رسمی کشور

کد۱۱۱۵ - شیوه نامه آرشیو الکترونیکی دفاتر ثبت اسناد دفترخانه های اسناد رسمی کشور

مواد ۱ تا ۷ کد ۱۱۱۵ که ناظر بر شیوه نامه آرشیو الکترونیک دفاتر دست نویس ثبت اسناد دفاتر اسناد رسمی بود با توجه به پایان عملیات تصویر برداری فاقد موضوعیت بوده و حذف می گردد.

کد ۱۱۱۵ - ماده (۸) - تحویل دفاتر به سردفتر:

سردفتر مکلف است دفاتر پایش شده را بررسی و برحسب تعداد جلد و صفحه که در زمان تحویل در فرم مربوطه درج گردیده است تا تعیین تکلیف از ناحیه سازمان در بایگانی نگه داری نماید

ماده (۹) - وظایف کارگروه نظارت بر اسکن و داده آماری کارگروههای نظارت مکلف هستند برای نظارت بر اجرای صحیح شیوه نامه به شرح ذیل اقدام نمایند.

الف – کنترل عملکرد متصدیان آرشیو و بایگانی در خصوص نحوه برگ شماری دفاتر و ترمیم پارگی اوراق بر طرف نمودن تاخوردگی و چسبندگی آنها

ب - کنترل موردی در خصوص نحوه تصویر برداری اوراق بر اساس دسته بندیهای مشخص شده و وضوح تصویر به طوری که به سادگی قابل بازخوانی و مطالعه بوده و هیچگونه ابهامی در تصویر برداری وجود نداشته باشد. در این قسمت لازم است مشخصات فایلهای تصویری با مشخصات ارائه شده مطابقت داده شود.

پ - کنترل موردی عملکرد متصدیان آرشیو در خصوص تصویربرداری تمامی اوراق دفاتر و درج مهر تصویربرداری شد و تاریخ تصویربرداری بر روی ابتدا و انتهای صفحات دفاتر و همچنین درج مهر سفید است بر روی صفحات فاقد متن

ت - نظارت و کنترل به نحوه تحویل دفاتر به سردفتر و نحوه جمع آوری و مرتب کردن دفاتر توسط متصدیان پس از اتمام عملیات آرشیو

ح - کنترل و نظارت بر نحوه ذخیره سازی فایلها و حفاظت از آنها...

خ - کنترل رعایت مسایل امنیتی از قبیل اطمینان از قفل بودن دربها و پنجره ها نظارت بر عدم ورود افراد متفرقه به داخل اتاق آرشیو

ج - نظارت بر عدم خروج دفاتر از محل ، آرشیو، قبل از اتمام کار و تحویل به سردفتر

د - نظارت بر تردد کارکنان پیمانکار در محیط اداری و عدم ارتباط با سایر کارکنان غیر مرتبط

ذ - در صورتی که کارگروه نظارت استان عدم همکاری احدی از کارکنان شرکت پیمانکار را ضروری تشخیص دهد شرکت پیمانکار مکلف است نسبت به تغییر آن فرد اقدامات لازم را معمول نماید.

ر- پس از اتمام عملیات آرشیو و تأیید کارگروه نظارت استانی کلیه اوراق تصویر برداری شده دفاتر در سرور ذخیره ساز مشخص شده توسط سازمان در سامانه بارگذاری و از تاریخ بارگذاری هرگونه مطالعه و استعلام اطلاعات دفاتر از طریق سامانه و فرم الکترونیکی حاوی کلیه تصاویر ذخیره شده قابل ایجاد و ارائه میباشد.

ز - مدیرکل ثبت اسناد و املاک هر استان و رئیس کانون سردفتران مکلف هستند از پایان عملیات آرشیو و تأیید آن توسط کارگروه نظارت استان نسبت به ارائه پس گزارش فرایند صورت گرفته به کارگروه آرشیو سازمان اقدام نماید.

تبصره - کارگروه نظارت میتواند در صورت نیاز و حسب مورد نسبت به تعیین یک نفر به نمایندگی برای انجام صحیح تکالیف برخی از بندهای این ماده اقدام نماید.

ماده (۱۰) - نظارت بر حسن انجام کار

نظارت بر حسن اجرای کامل این شیوه نامه بر عهده معاون امور اسناد مدیرکل امور اسناد و سردفتران مدیرکل دفتر مدیریت عملکرد و بازرسی مدیران کل ثبت اسناد و املاک استان خواهد بود معاون امور اسناد سازمان هر سه ماه گزارش عملکرد ادارات کل ثبت اسناد و املاک استانها در اجرای این شیوه نامه را به رئیس سازمان اعلام مینماید.

ماده (۱۱) - این شیوه نامه در (۱۱) ماده و (۴) تبصره تهیه و در تاریخ ۱۴۰۰/۵/۱۹ به تصویب رسید.

ذبیح الله خدائیان

معاون رئیس قوه قضائیه و رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور

(بخشنامه شماره ۸۹۱۷۵ مورخ ۱۴۰۰/۵/۱۹ ریاست سازمان)